一．應用企業簡況：
四川省閬中市泰安運業有限責任公司是一家集客貨運輸、汽車銷售、汽修汽配等相關業務為一體的多元化公司。該公司上年度收入298.80元，主營收入298.8萬元，資產總計80萬元。近年來堅持深化公司改革，改變單一經濟，實行多業并舉，漸漸步入健康發展的軌道，至今為止該公司在全川各地擁有6家地級分公司。
其公司管轄車輛共計861輛，其中掛靠車輛662輛，是一家比較大的運輸企業，運輸業務遍布全國各地。在沒有使用管理軟件管理之前，該公司擁有400多輛車，僅處理掛靠車輛相關業務的管理人員及業務人員就有十幾個人，但是這多業務人員，還是忙不過來。導致業務辦理不及時，客戶流失等問題，每年30幾個客戶的流失量比新掛靠量還高，于是迫于集團的壓力，該公司必須要利用信息技術對掛靠業務進行單獨管理。
二．企業在實施信息化之前存在的問題：
在與公司管理層溝通過程中，發現了公司很多管理都還處于傳統的管理模式，一大群人圍著幾百輛車的掛靠資料忙碌，每天就是在不停的填資料，找資料，印資料和改資料。不僅浪費了大量的人力物力，還讓客戶對公司產生不信任感。我們深入該公司內部了解到他們存在以下這些問題：
1、車輛的掛靠信息管理困難：公司幾乎有90%的車輛都是掛靠經營的形式進行運輸業務，所有掛靠資料都是通過電子表格管理管理，15張電子表格，相互之間都有嵌套。每天都需要手工來查找和統計數字，不僅工作量大、效率低，還經常出現數據出錯、成本浪費、工作延誤。
2、業務到期提醒不到位：對于掛靠車輛而言，保險信息、二級維護、運營證、年審、駕駛證以及車主欠費還款等需要及時了解是否到期，但在客戶的實際管理過程中，這些信息都不在一個表中，每天要在600多輛車的信息中查找要到期的車輛信息，然后篩選打印出來一個個打電話通知。
3、到期業務處理不及時：對于沒能及時協助處理的到期業務，沒有再繼續提醒同時又忘了做好備注，等過一段時間后，發現每個月至少有20%的車輛沒有及時處理。導致客戶的不滿意，同時公司又要承擔補辦所帶來的工作量。
4、財務漏洞大，收入支出不清楚：公司除了日常的運輸業務盈利以外，還通過收取掛靠管理費、服務費以及代辦業務的中間費，近1000臺車的服務費和管理費，每天都是幾百萬的收入，但在實際的管理過程中，經常出現漏收或者是少收，對于公司都是很大的損失。如果有遇到車主欠款賴賬的，根本無法及時處理，年底查賬總有很多問題，甚至差額達到3萬以上。
三．系統解決方案：
以上問題主要是因為沒有公司對企業信息化沒有引起足夠重視，如果龐大的掛靠業務沒有使用任何管理系統支撐。針對這些問題，再結合我們百盛車輛掛靠管理系統核心管理思想和具體管理功能，幫助該公司建立起了一套完善的管理體系和管理流程，從根上解決了他們管理問題。
首先，我們車輛掛靠管理系統恰恰符合他們對于掛靠車輛業務管理流程的要求。從掛靠的資料來講，豐富的登記資料，從車主證件資料、通訊方式到司機的駕駛證、行駛證、身份證等一應俱全，保證了在出現相關事故的時候，能夠規避因車主或司機逃避而公司需被迫承擔責任的風險。并且在證件的管理上，不再依賴原始紙質復印件進行存檔，而是將掃描復印件以電子檔的形式存入管理系統中，這樣就不必每次都從檔案袋中查找復印，可以直接在管理軟件中輸入車牌號調出打印。
其次，對于業務到期處理的管理，產品本身提供的信息提醒功能就可以解決掛靠車輛到期業務提醒不到位的問題，根據他們實際業務情況，設置了提前15天提醒，這樣系統每天就會自動提醒哪些車輛的某個業務到期了。針對他們每天忙碌打電話的問題，我們提供了短信群發功能，通過短信平臺，可以一鍵發送信息給客戶，除了業務到期的提醒和費用到期的提醒以外，還加入了車主生日、節假日短信問候功能，體現了公司的貼心服務及關懷客戶的態度。
再次，我們在財務費用管理上，做了更加嚴謹合理的功能開發，特別是對于他們按年收取一定管理費的需求，通過系統中服務費管理功能解決了這一問題，并且形成了收費報表，車主欠費報表以及公司財務收支報表。通過報表，公司管理層可以隨時知有哪些車主沒有交管理費，每個車主的借款還款情況，對公司收支一目了然。
系統實施過程：
在正式實施之前，對公司的環境做了分析，包括網絡環境，計算機狀況，辦公環境等等，通過查看和評估后，發現由于該公司之前對信息化的認識不足，公司就4臺電腦，其中2臺比較老舊。于是根據我們的軟件環境要求與公司領導進行溝通，重新部署了1臺服務器，2臺PC機，并且對局域網的網絡進行改造升級。能夠達到同時使用5個客戶端進行操作。
首先我們根據實際情況對系統的數據字典和流程配置進行了規劃，比如部門的設置，操作人員權限的設置。明確了每個操作員的責任、管理流程與操作系統的權限。業務員有編輯權限，主管有審核權限，副總及總經理擁有刪除權限。
在實施階段，該公司很多員工有抵觸情緒，不愿意使用管理系統，因為覺得操作麻煩，習慣于紙質文檔和電子表格管理，就拿管理資料的文員來說，認為這樣大規模的錄入資料很麻煩。在實施過程中很不順利，導致系統遲遲不能上線。通過溝通之后，我們針對所有員工進行了一次一天的現場演示培訓，并通過我們的試用版進行實際的操作演練，做到每一步都模擬真實的業務操作；并且第一次使用了我們的視頻培訓教程輔導培訓。
與此同時，我們也發現該公司所有的掛靠車輛信息管理都不到位，掛靠資料也不完整，有的缺少行駛證、有的缺少司機身份證資料，有的缺少保險資料，甚至還有相關證件、復印件丟失的檔案。在和該公司領導溝通之后，為實現公司信息化戰略的第一步，領導要求強制錄入，并且在錄入過程中與車主聯系來完善資料。錄入完成之后對基礎數據進行備份，讓所有部門進行試用，一周的總結和調整之后，針對個別操作人員的權限進行了微調，系統順利上線，并且上線后的第一個月，到期業務就及時快速地辦理完成了，沒有出現漏辦或者費用漏收的情況。
四．效益分析與評估：
該客戶上線一年，業務辦理能力就提高了45%，車主投訴也減少了72%。到目前為止該客戶公司已經使用了百盛車輛掛靠管理系統5年了，在這期間沒有出現過因為業務辦理不及時，服務不到位而讓車主流失的情況，并且每年以20輛車的速度增長。在車輛增加的同時，人員卻沒有增加，每年為公司節約了進10萬的成本。在財務的管理上，堵住了相關操作人員暗箱操作，鉆漏洞謀取個人利益的問題。
在使用的過程中，根據客戶管理上的需求和發展對產品進行了定制化的調整，比如增加了銀行貸款管理，因為該公司涉及到車主借款問題，這樣既服務了車主，同時也為公司增加了收入項目，但是遇到有車主還款不及時或者還款后沒有登記的，針對這種情況我們在新的版本中加入借款還款管理；同時增加了運費結算管理和司機費用的管理。
五．信息化實施過程中的主要體會、經驗與教訓
通過對改客戶的實施，我們也吸取到了很多經驗，比如，要根據客戶的實際情況合理的做好規劃方案，能夠使運輸掛靠企業不需要花太多的額外投入，包括人力、物力、財力，即可實現企業的信息化管理。
我們針對該客戶這幾年使用過程中提出的需求進行了調研，發現很多公司在發展的過程中都有相同的需求，我們認為這是管理軟件發展的趨勢，同時也讓我們意識到要緊跟客戶的發展而發展，抓住用戶最實際的需求。接下來，我們會針對這種集團化，規范化的企業進行版本調整，并會加入駕駛員安全提醒與培訓，交通違章信息推送與提醒功能，讓運輸掛靠公司能從容應對因駕駛員、車主對安全意識和法律法規認識不到位而帶來的安全管理問題。
隨著運輸公司業務的不斷發展，很多公司的業務不僅僅只滿足于掛靠資料的登記，掛靠業務的辦理，而是需要實現產業化、生態化、和集團化，所以我們會針對客戶的需求進行實際的調研和模式，實現車輛管理系統的移動化、集團化的和集成化。提供根據實際需求可配置化的解決方案，實現快速部署，快速入手，快速實現收益的目的。
在推進運輸行業信息化的道路上，遇到各種各樣的阻力，包括運輸行業各運輸公司管理模式不盡相同，管理層對信息化和使用技術解決管理問題的不重視，業務人員素質參差不齊等等問題都使得這些企業在管理上存在很多漏洞。前段時間成都一家物流運輸公司就因為管理不嚴，導致出現重大交通事故，使得司機、車主以及運輸公司法人都被刑拘。3死2傷的重大事故導致公司幾近破產，究其原因在于運輸公司沒有使用專業的掛靠管理系統進行信息化的提醒，讓車主疏于日常保養和保險辦理。如果信息提醒及時有效，保險業務處理及時規范，像本文中的企業一樣企業信息化管理應用到位，那么久不會有那么大的損失了。所以我們倡導運輸行業要積極利用信息化管理系統，這樣才能提高競爭力，提高效益，同時也能推動中國的物流運輸業向前發展！
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