一、 企業(yè)簡介
江蘇輝源供應鏈管理有限公司總部設在中國南京，是一家以物流為平臺，集物流、投資、金融、貿(mào)易、置業(yè)、OEM、電子商務為核心業(yè)務的投資管控型企業(yè)。旗下?lián)碛卸嗉椅锪鳌①Q(mào)易、金融、工業(yè)、商業(yè)地產(chǎn)以及投資配套型子公司。截止目前我司擁有23家公司，50多個區(qū)域性分公司的集團企業(yè)，服務網(wǎng)絡覆蓋全球，集團年營業(yè)額逾200億元。核心服務行業(yè)包括：電器、食品、文化等。
我司目前向客戶提供物流供應鏈的管理，內(nèi)容為客戶提供從原材料采購、訂單管理、庫存管理、運輸管理、在途、庫存查詢、代收代付、費用結(jié)算等，到生產(chǎn)、設備設施租賃，以及在客戶營銷渠道共享，和客戶服務、單證處理、信息服務、市場推廣、投訴處理、物流咨詢、物流方案、法律咨詢等全程的 供應鏈服務。實現(xiàn)原材料端、生產(chǎn)端、銷售端、零售終端全程供應鏈服務。
我司的愿景是成為最受客戶依賴的全程物流服務提供商、最優(yōu)秀的上市公司。其核心競爭力是采用“智能商務供應鏈平臺”商業(yè)模式，通過第四方供應鏈平臺的搭建成為具有專業(yè)性的管控能力、信用評價體系、管理最高效益，全社會成員都可以就業(yè)的平臺。
始終堅持以戰(zhàn)略合作伙伴的思想文化為自身發(fā)展定位，致力于在提高客戶品牌價值、推廣客戶產(chǎn)品、減少流通環(huán)節(jié)、降低管理成本、優(yōu)化服務便捷、保障品質(zhì)安全、實現(xiàn)全程綠色健康的全過程服務，從客戶的原材料至生產(chǎn)、再從銷售到終端，形成了連接四個端、三個扭轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的專業(yè)對應服務，以上下游整合的方式，實現(xiàn)資源共享與成本優(yōu)化，通過互聯(lián)網(wǎng)方式的擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的信息化系統(tǒng)，進行科學化管理與線上交易，實現(xiàn)新網(wǎng)絡時代專注于快消品、耐消品、文化產(chǎn)業(yè)，這三大領域的產(chǎn)業(yè)性專業(yè)對接與全程供應鏈管理服務。為了實現(xiàn)與客戶在服務上的更加專注、高效、便捷、安全及快速響 應，從而直接在公司三大行業(yè)發(fā)展部下，形成了七個專業(yè)經(jīng)營板塊體系；物流、貿(mào)易進出口、金融、投資、置業(yè)、OEM及電子商務，在自身客商系統(tǒng)的智能匹配管理下，成功實現(xiàn)了與客戶全體系無縫對接，成為了最受信賴的全程供應鏈服務提供商。
二、 系統(tǒng)實施之前存在的問題
公司在系統(tǒng)實施之前，業(yè)務管理依賴于手工+EXECL方式進行，財務系統(tǒng)也相對封閉，至提供財務基礎功能，沒有和業(yè)務形成互動，和客戶的聯(lián)系主要是電話加表格的方式，沒有形成業(yè)務層面的數(shù)據(jù)共享，因此帶來的管理上不規(guī)范、有漏洞等潛在風險。具體表現(xiàn)在：
1、 運作效率低：我司整合資源提供倉儲、配送、運輸?shù)然A供應鏈服務，但由于信息化系統(tǒng)的不支持，倉庫管理只能是采用標簽管理，粗放管理，依賴于倉庫管理員的經(jīng)驗和責任心，運輸環(huán)節(jié)進行人工電話跟蹤承運貨物目前的位置和狀態(tài)，訂單執(zhí)行的狀態(tài)，數(shù)據(jù)量大，需要人工及時跟蹤和反饋，也依賴于對方是否及時配合，整體物流運作的效率低下，直接影響到生產(chǎn)效率、成本和運作質(zhì)量。
2、 信息不暢：和客戶之間的溝通存在不順暢的情況，采用電話、短信、傳真等方式，手段落后且不容易進行數(shù)據(jù)采集，信息的不暢直接影響到客戶的服務質(zhì)量，業(yè)務量的增長給平時的運作帶來很大的壓力，只能依靠增加人員來應付，但人員的增加還帶來成本的增加，同時也存在業(yè)務淡旺季的時候不均衡的情況存在。
3、 不能及時為客戶提供需要的數(shù)據(jù)：和客戶之間的往來涉及到大量業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)需要核對，由于沒有系統(tǒng)的支持，數(shù)據(jù)的提供不能及時，也不能準確，需要人工的干預和整理，直接影響到效率和正確性。
4、 管理不規(guī)范：每個業(yè)務流程沒有標準化的步驟和流程設計，帶來的直接影響是管理上不規(guī)范，依賴于人的直觀判斷和主觀經(jīng)驗，例如：一筆運輸訂單是否能帶來合理的利潤，是否能承接，往往是主管負責人的決定，并不是系統(tǒng)分析的結(jié)果，這將直接影響到公司的利潤額。
5、 系統(tǒng)之間未能聯(lián)動：系統(tǒng)互相獨立，之間不能有數(shù)據(jù)交互和應用集成，各自為政形成，財務系統(tǒng)不能從倉儲系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)形成單據(jù)憑證，倉儲系統(tǒng)不能從訂單系統(tǒng)中得到訂單目錄生成入庫單，需要人工重新錄入。更談不上系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析和決策支持。
三、 系統(tǒng)實施
業(yè)財一體化系統(tǒng)的實施是針對上述存在的問題，為了打通供應鏈運作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)供應鏈業(yè)務運作、倉儲管理、訂單管理、運輸管理、貿(mào)易管理、計費管理、物流策略、應收應付和財務的全面預算、資金計劃、合并報表、分析考核等有機集成，為公司的標準化作業(yè)、精細化管理、透明化管控和數(shù)據(jù)化決策提高全方位的支撐。但我們在項目的實施過程也遇到了不少具體的困難和問題，為了項目的順利實施，按照項目管理方式，我們針對問題，層層分解逐項解決：
1、 觀念不適應系統(tǒng)：原有的業(yè)務人員、倉庫管理人員、運輸調(diào)度和現(xiàn)場負責人習慣了人工加紙質(zhì)的方式，習慣了電話加經(jīng)驗的方式，對系統(tǒng)的操作和系統(tǒng)的使用不熟悉不理解不主動，對現(xiàn)代化的供應鏈運作理念不接受，針對這種情況，我們在系統(tǒng)上線初期就針對性的組織了培訓，對決策層培訓現(xiàn)代供應鏈管理理念、系統(tǒng)目標、思路和管理方式的知識，對管理層進行業(yè)務流程、規(guī)范、標準和供應鏈策略方面的培訓，對業(yè)務操作層系統(tǒng)使用、配置和作業(yè)流程相關的培訓，讓高層支持，中層理解，作業(yè)層執(zhí)行。
2、 基礎數(shù)據(jù)薄弱：因為缺少積累和系統(tǒng)運作的數(shù)據(jù)收集，或者系統(tǒng)數(shù)據(jù)不適合新的業(yè)務系統(tǒng)要求，存在基礎數(shù)據(jù)薄弱這樣的共性問題，我們采取以下辦法解決：1、安排熟悉業(yè)務的人員整理基礎數(shù)據(jù)，形成標準化和數(shù)據(jù)化的數(shù)據(jù)資料，按照系統(tǒng)的要求組織錄入；2、借助外力，有軟件供應商從其他類似項目中導入部分適合我們的數(shù)據(jù)作為原始數(shù)據(jù)，安排專人進行修改；3、日積月累，從制度上有專人負責維護企業(yè)基礎數(shù)據(jù)，原則上一個維護出口，其他人都共享數(shù)據(jù)的原則，確?；A數(shù)據(jù)的唯一性、標準性和嚴肅性；
3、 外部接口復雜：我司是供應鏈管理類型的公司，面對大量業(yè)務對象，各個業(yè)務對象的信息化水平不一致、系統(tǒng)不一致、數(shù)據(jù)格式不一致，面對這些問題，我們通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標準和接口，實現(xiàn)外部接口的統(tǒng)一維護，從協(xié)議規(guī)范上支持不同類型的數(shù)據(jù)交換格式和方式，從機制上針對不同類型的數(shù)據(jù)采用不同的策略，最終實現(xiàn)和客戶的無障礙數(shù)據(jù)交換，支持txt、xls、表和視圖、web service、xml等主流格式的數(shù)據(jù)接口，滿足系統(tǒng)的實施要求；
4、 業(yè)務流程繁雜：我司的經(jīng)營品種較多、面向各類型的客戶、承擔不同行業(yè)的物流解決方案，每個行業(yè)都有自己的特點和業(yè)務流程個性化，在分析行業(yè)特性的基礎上，對系統(tǒng)提出定制化需求，按照二八原則的思路，首先解決80%的業(yè)務需求，另外20%的業(yè)務需求，我們通過定制開發(fā)和流程分解的辦法，逐步滿足其他行業(yè)的需求。
四、 信息化實施經(jīng)濟效益分析與評估
系統(tǒng)的實施上線給公司的業(yè)務規(guī)范化、運作效率和供應鏈服務質(zhì)量帶來極大的提升，同時也推動了公司業(yè)務營收的增加，同時也提升了公司的核心競爭力：
1、通過業(yè)財一體化系統(tǒng)的實施，我們重新梳理供應鏈業(yè)務流程，通過現(xiàn)代倉儲作業(yè)設備的集成提升了運作效率和數(shù)據(jù)采集的及時性和準確性，通過數(shù)據(jù)的集成降低了各系統(tǒng)之間的溝通成本和提高了時效，取消了一些原始作業(yè)方式，如電話溝通、電子表格記錄、傳真核對等，通過定位技術和智能終端的使用取代了訂單狀態(tài)跟蹤等，這些業(yè)務流程的改造了公司競爭模式，由原來的低價競爭原則變成質(zhì)量服務水平競爭的模式，通過客戶的積累和服務質(zhì)量口碑的傳播，提高了公司在合作談判時的議價能力。
2、系統(tǒng)的實施通過標準化的作業(yè)流程實現(xiàn)對供應鏈運作全過程管控，提升運作質(zhì)量和服務水平；通過集成商務智能應用實現(xiàn)供應鏈業(yè)務五階段的服務能力自動匹配、自動分析預警和審核；采用數(shù)據(jù)分析和智能商務分析提升供應鏈環(huán)節(jié)的需求預測水平，構(gòu)建業(yè)務對象信用評價體系、業(yè)務指標預測體系、分析管控體系。在業(yè)務層實現(xiàn)高效、安全和低成本的供應鏈運作鏈，在管理層實現(xiàn)標準管理、風險防范、 流程化、指標化的運營體系，在決策層實現(xiàn)數(shù)字化、智能化運營支持決策體系。在整體上提升了公司的核心競爭力；
實施數(shù)據(jù)：
使用周期 管理倉庫數(shù)量 訂單數(shù) 物料種類 出庫數(shù)量 入庫數(shù)量 合作供應商
2014年6月1日
上線正式運行 53 39618筆 7472 3341248件 3133028件 35個
五、 信息化實施過程中的體會、經(jīng)驗和教訓
業(yè)財一體化系統(tǒng)的實施歷經(jīng)一年多時間，期間苦樂參半，有付出也有收獲，從中也學習到一些經(jīng)驗和教訓。
系統(tǒng)項目的實施需要按照項目管理方式嚴格推進，在項目實施初期，由于系統(tǒng)供應商沒有按照合同要求倒排計劃，對關鍵里程碑也沒有設置時間點，導致項目一度滯后，對方的項目經(jīng)理也更換，項目幾乎處于失控狀態(tài)。發(fā)現(xiàn)這種情況后，雙方協(xié)商重新梳理項目計劃，對里程碑的時間點嚴格執(zhí)行，實行項目經(jīng)理負責制的原則，雙方都指定專人進行對接，確保了項目進度的如期達成。
在需求變更的控制方面也出現(xiàn)不少失誤，初期的項目任務書中沒有對項目需求變更進行規(guī)范，在系統(tǒng)實施過程中出現(xiàn)了需求的不合理變更，導致時間進度和系統(tǒng)實施質(zhì)量受到不同程度的影響。后期我們改變了需求變更的流程控制，提出、審批、評審、評估、確認。規(guī)范了需求變更的流程，避免需求變更的隨意性和因變更帶來的時間延遲和質(zhì)量范圍的失控。
在系統(tǒng)實施的過程中，公司的業(yè)務架構(gòu)也發(fā)生了很大的變化，原來設計的業(yè)務流程不能滿足新的組織架構(gòu)和業(yè)務要求，充分反應了我們在最初的需求調(diào)研過程中的不足，沒有考慮到業(yè)務發(fā)展的前瞻性和供應鏈行業(yè)的變化，帶來的直接影響是系統(tǒng)不能滿足業(yè)務變化的要求。比如：沒有考慮到統(tǒng)一門戶的建設，現(xiàn)在外部客戶訪問系統(tǒng)極其不方便。原來的業(yè)務系統(tǒng)設計按照企業(yè)的ERP的建設方式執(zhí)行，沒有充分考慮到云服務方式帶來影響，業(yè)務功能架構(gòu)上和系統(tǒng)底層受限。
六、 未來設想
通過業(yè)財一體化系統(tǒng)的實施，公司積累了很多經(jīng)驗，也得到管理、業(yè)務運作、實務層面的提升，帶來的運作成本下降、服務質(zhì)量提升，時效提升、管理更加精細化，未來，我們還將針對存在的問題和局限，對這套系統(tǒng)做進一步提升，主要表現(xiàn)如下幾個方面：
通過云服務模式構(gòu)建，將我司的客戶（我司的客戶很多是供應鏈管理的中小公司）納入系統(tǒng)管理的體系，客戶根據(jù)自己的需要定制服務，不需要自建信息系統(tǒng)實現(xiàn)小規(guī)模的供應鏈運作管理，降低企業(yè)客戶的成本，同時也實現(xiàn)我司的系統(tǒng)的增值，發(fā)揮更大的社會效益。
建設統(tǒng)一門戶，實現(xiàn)內(nèi)外部客戶的統(tǒng)一登錄和權(quán)限管理，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)的一體化運行，將緊密我司和客戶之間的關系，客戶通過授權(quán)登錄我司的業(yè)務系統(tǒng)直接查看庫存情況、運輸狀態(tài)、訂單執(zhí)行狀態(tài)、結(jié)算情況，可以根據(jù)以上數(shù)據(jù)實現(xiàn)自主發(fā)貨、配貨等，進一步提升供應鏈整體運作效率和水平。
我司業(yè)務戰(zhàn)略布局已經(jīng)涉及全球范圍，國際化的業(yè)務系統(tǒng)是必不可少的。國際化改造除了實現(xiàn)多語言的系統(tǒng)環(huán)境之外，還要實現(xiàn)國際化的業(yè)務配置、流程配置和系統(tǒng)參數(shù)設置，以滿足公司戰(zhàn)略發(fā)展的需求。
最后的建議：物流信息化是服務行業(yè)的信息化，面對的業(yè)務對象紛繁復雜，行業(yè)因素和特征很明顯，尤其在現(xiàn)在強調(diào)個性消費的時代，對物流的個性化要求也愈發(fā)明顯，要求物流信息化在實施和研發(fā)的過程中更多的考慮上述因素，對現(xiàn)有的業(yè)務模式和未來的可能存在的業(yè)務模式進行抽象和整合，通過參數(shù)和系統(tǒng)配置實現(xiàn)業(yè)務功能，通過定制化的開發(fā)環(huán)境以適應供應鏈行業(yè)的發(fā)展需求。
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